Comment obtenir la certification bio pour des produits cosmétiques en Afrique ? Le cas d’Ecocert

La certification est le fameux sésame qui donne aux marques le droit d’apposer le label « Bio » sur leurs réalisations. Ecocert est l’un des organismes certificateurs les plus connus par les acteurs du domaine de la beauté et cosmétique en Afrique. Comment obtenir cette certification ? A qui s’adresser ? Combien elle coûte ? Dans ce 2ème article de notre dossier Bio, la rédaction de Setalmaa est allée à la rencontre d’Aliou FAYE, ingénieur agronome consultant de profession et actuel représentant d’Ecocert au Sénégal. Il intervient pour la certification en Agriculture Biologique, Commerce équitable et Global Gap.  

Ecocert et sa mission

Ecocert est un organisme français spécialisé dans la certification de produits issus de l’agriculture biologique. Sa mission est de délivrer des logos et documents de certification. Cette délivrance se fait après vérification sur le terrain du respect du cahier des charges relatif à cette certification.  

A qui s’adresse la certification biologique ?

La certification s’adresse aux producteurs de matières premières, aux fabricants de produits cosmétiques, aux marques ou à tout autre acteur de la filière cosmétique. Pour rappel, la charte bio Ecocert Cosmos Organic exige pour un produit de beauté que:

95% des ingrédients végétaux soient issus de l’Agriculture Biologique.

20% d’ingrédients biologiques au minimum soient présents dans la formule au total, contre 10% pour les produits à rincer.

Présence d’Ecocert en Afrique

Opérant au Sénégal depuis une dizaine d’années par le biais de représentants, le groupe français possède des Bureaux au Burkina Faso (zone Afrique centrale et Afrique de l’ouest), au Maroc (zone Afrique du Nord), à Madagascar et en Afrique du sud. M. FAYE, notre expert Ecocert nous apprend également que « Dans les autres pays, ils ont des représentants qui sont directement affiliés aux bureaux sous-régionaux ».

Les différentes étapes pour accéder à la certification bio Ecocert

Si vous êtes une marque désirant vous engager dans ce processus de certification, voici les étapes à suivre.

Etape 1 : demande de certification et revue de la demande

La première étape est d’entrer en contact avec un agent Ecocert établi dans votre zone géographique ou un bureau s’il existe. « Vous pouvez le faire par écrit ou par téléphone » affirme l’inspecteur établi à Thiès, au Sénégal. Pour connaître la liste des représentants disponibles dans votre pays, vous pouvez appeler le standard d’Ecocert France. 

Une documentation vous sera alors envoyée avec un formulaire à remplir concernant votre projet. Ecocert vérifie que les informations demandées ont été fournies et “ étudie la faisabilité de la certification de vos produits à partir de vos données”.

Etape 2 : formalisation et contrat d’engagement

« C’est sur la base de ce questionnaire qu’un devis personnalisé sera établi » renchérit M. FAYE.

Il poursuit en précisant que l’évaluation du coût se fait au cas par cas et est du ressort de la Direction Marketing du groupe. De plus, cette évaluation varie d’un projet à un autre (production, préparation, transformation, conditionnement, distribution…).

Il est donc clair qu’une structure qui s’occupe elle-même de toute la chaîne de valeur (qui produit et transforme) aura une facture différente de celle qui ne fait que transformer par exemple. On peut lire d’ailleurs sur un document Ecocert que le devis comprend “les frais administratifs, la revue documentaire, les audits. Il tient aussi compte des analyses prévues par le plan de contrôle et la certification de vos produits. Des informations générales sur les tarifs facturés aux demandeurs et aux clients sont disponibles sur demande auprès du service Relations Clients.” 

Quant à votre engagement, il s’établit sur la base d’une attestation d’engagement envoyée par Ecocert. Ceci dès que le devis et le formulaire d’engagement sont signés et retournés.

Etape 3 : évaluation initiale

Cette étape se fait par voie de documents et sur votre site de production. Ainsi, après l’établissement du devis, il est demandé à l’entreprise de procéder à un acompte à hauteur de 70% du devis pour qu’Ecocert puisse procéder à l’audit. Un mandat est alors envoyé à l’auditeur en charge de la zone avec les “détails et principes de l’audit qui seront  spécifiques pour chaque entreprise”. 

L’auditeur en question entre en contact avec l’organisme demandeur pour convenir d’une date pour le début de la mission. Il lui explique le déroulement et détaille les documents nécessaires. 

Cette mission d’audit va concerner les procédures d’achats, de transformation, d’organisation en interne etc. Elle est donc aussi bien relative aux méthodes de production ou de transformation qu’à l’organisation administrative de l’entreprise à auditer. Par exemple, l’organisme qui cultive des intrants, devra fournir des justificatifs de non utilisation de produits chimiques. 

L’auditeur mandaté se déplace dans vos laboratoires ou sites de production. Il pourra ainsi effectuer des évaluations spécifiques à votre activité (installations, prise d’échantillons, entretien avec le personnel…). Un rapport d’audit sera par la suite transmis aux chargés de certification. En d’autres termes, il évalue le respect des exigences du label bio Ecocert.

L’audit à blanc, une étape facultative pour se préparer à l’audit de certification

Il faut noter aussi qu’il existe la possibilité d’un audit à blanc. Il s’adresse aux entreprises qui n’ont jamais eu recours à la certification bio ou qui n’y connaissent rien. C’est une sorte d’exercice préparatoire ou de mise à niveau pour mieux se préparer au réel examen. Concrètement, le consultant vous montre les procédures, les règles à respecter et procède à des vérifications etc. 

Cet audit préparatoire s’effectue moyennant un paiement.  Il faut compter un tarif journalier à payer au consultant (il varie d’un prestataire à un autre, la durée dépend de l’étendue du projet) en plus de la prise en charge de sa restauration, de son transport et du logement. Concrètement, si le tarif de l’auditeur est de 150 000 F CFA par jour et la durée de l’audit évaluée à 10 jours, il faudra décaisser 1 500 000, rien que pour sa rémunération. Le tout sans compter sa restauration, son logement et son transport. 

Quelques précisions importantes

M. FAYE tient quand même à préciser que certains consultants ont des tarifs moins onéreux et “l’entreprise qui possède du personnel qualifié dans ses ressources humaines peut elle-même s’occuper de cette partie mise à niveau” (NDLR audit à blanc). 

C’est après cet audit non obligatoire, que l’inspecteur mandaté Ecocert viendra pour l’audit de certification. Ce dernier par contre est obligatoire. 

Autre précision importante, l’audit préparatoire peut être effectué par un inspecteur Ecocert de votre région ou par un cabinet indépendant. Dans le premier cas, la rémunération se paye directement à l’agent et non à Ecocert. Par ailleurs, cet agent ayant réalisé l’audit facultatif ne pourra pas être mandaté pour la mission d’audit de certification car, “comme on dit en droit, on ne peut pas être juge et partie”. M. FAYE d’ajouter que la plupart du temps, nous envoyons des auditeurs extérieurs. Nous pouvons même ne pas être au courant de cet audit à blanc”. 

Étape 4: revue de dossier et décision

Une fois le rapport d’audit reçu, les chargés de certification évaluent le rapport afin de vérifier la conformité des données recueillies dans l’entreprise auditée, par rapport aux règles établies par les standards internationaux en termes d’agriculture biologique. 

Ce contrôle de conformité enclenche le processus de certification effective. Il déterminera donc la délivrance ou non du certificat. En d’autres termes, si la décision est favorable, vos documents de certifications vous sont envoyés. Dans le cas contraire, on vous explique les raisons du refus et les mesures correctives à mettre en oeuvre. 

3 cas s’offrent à vous en cas de décision non favorable si Ecocert le juge nécessaire :

– la réalisation d’un nouvel audit sur site, 

– de nouveaux prélèvements et analyses

– une évaluation documentaire

Notez que ces étapes peuvent engendrer des paiements supplémentaires. 

Etape 5 : surveillance de l’activité

La certification est renouvelable chaque année sur la base d’informations fournies par vos soins, et à la suite d’une analyse des risques effectuée par Ecocert (mixité bio/non bio de l’activité, quantités produites etc.). Des évaluations de suivi s’effectuent également. Si le contrôle est positif le renouvellement se fait par conséquent. Dans le cas contraire, l’on prend des mesures en fonction des manquements constatés. Il faut aussi noter que vous pouvez mettre fin à la certification d’une partie ou de tous de vos produits si vous le souhaitez. Rapprochez-vous de l’organisme certificateur pour plus de précisions. 

La zone de garantie couverte par le certificat bio Ecocert

A la question « Est-ce qu’une marque certifiée par vos soins au Sénégal bénéficie du label “bio” partout ailleurs dans le monde ? », M. FAYE de rassurer : « Le label bio certifié par Ecocert répond aux standards internationaux. Ce qui fait que le produit certifié bio par Ecocert devient bio et valable partout dans le monde. ». 

Il précise en ces termes « Cependant, le référentiel bio varie en fonction des marchés. Parce que le bio Ecocert qui va en Europe répond aux critères EOS. Si c’est pour les Etats Unis on parle de NOP. Il y a aussi le bio SUISSE et le JAS pour le Japon et que l’on retrouve tous à Ecocert ».

Coûts de la certification et durée de la procédure

Malgré notre insistance, nous n’avons pu obtenir de notre source une idée de la tarification Ecocert pour se faire certifier. Comme on s’en doutait, M. FAYE nous confie que les coûts et durée de certification varient en fonction de l’étendue du projet, du nombre de produits ou gammes à certifier, des process (production, transformation, organisation etc.). La durée de l’audit de certification entre également en jeu dans le cadre de la facturation. 

Pour ce qui est de la durée de la procédure de certification, il se veut rassurant « elle dépend souvent de la réactivité de l’opérateur qui veut certifier son produit, parce que Ecocert est souvent très disponible et rapide dans la gestion des demandes de certification ». Là encore, c’est du cas par cas. 

Blocages et difficultés rencontrés par les marques pour se faire certifier

Selon notre interlocuteur, le manque d’informations est la principale source de blocage pour les opérateurs. « Les entreprises ou marques manquent énormément d’informations sur la certification. Les opérateurs que je rencontre me disent que la certification coûte chère alors qu’en réalité ce n’est pas le cas.”  Notre source met ce manque d’informations sur le compte des marques qui ne viennent pas chercher l’information à la source. Pour lui, beaucoup d’entreprises ne savent même pas qu’Ecocert dispose d’un représentant au Sénégal. 

“Les entreprises  font des dépenses importantes pour acheter des intrants chimiques qui dépassent largement les coûts de certification bio. Par exemple, un organisme va dépenser 10 millions en intrants chimiques alors que la certification lui aurait peut être coûté 2 millions. Il aurait pourtant pu éliminer ces substances chimiques de sa production et donc de ses coûts ». 

Il poursuit « En même temps ce que le label bio peut leur apporter en termes de bénéfice équivaut à trois, voire quatre fois plus comparé à l’apport des produits conventionnels » notamment grâce à l’accès désormais facile aux marchés étrangers.  

Pour lui, la chaîne d’approvisionnement constitue un autre blocage, à cause notamment de l’incapacité des fournisseurs à proposer aux marques des matières premières bio parce qu’ils ne sont pas certifiés. Il rappelle que ce n’est pas parce qu’on a produit sans engrais qu’on peut dire que les produits sont bio. La certification est indispensable.

Commerce équitable, référentiel Global Gap : d’autres opportunités à exploiter

Notre expert a tenu à partager les informations importantes suivantes : « Je voudrais dire aux opérateurs et aux lecteurs d’aller s’informer sur la certification des produits. Aussi, penser à avoir un label, car c’est un gage de qualité qui garantit la santé et la sécurité des produits et des aliments.

Il renchérit « Par ailleurs, je voulais ajouter qu’en dehors de la certification bio, Ecocert possède d’autres référentiels tels que le Commerce équitable (Fair For Life) qui est très bénéfique surtout en Afrique pour les groupements de producteurs. Ce label permet en effet d’avoir des primes et des fonds de développements versées aux communautés. Nous avons de même le référentiel Global Gap pour les fruits et légumes destinés aux marchés de la grande distribution des pays du nord de l’Europe. Autant de possibilités que nos concitoyens africains n’ont pas exploités par manque d’information ». 

Notons que certaines ONG ou entreprises européennes, asiatiques privilégient les entreprises évoluant dans le commerce équitable pour l’octroi de leurs marchés.

Pour aller plus loin, contactez

Aliou FAYE

Inspecteur Ecocert

Thiès, quartier Hersent, Sénégal

Email : aliou.faye_ext@ecocert.com

+ 221 77 759 48 85 ou 76 942 16 23